Cutover-Planung: Datenqualität und Arbeitszeitregelung

Nützliche Funktionen, die viel Zeit sparen und somit eine professionelle Cutover-Software auszeichnen

Grundsätzlich stehen bei einem Planungs-Tool für einen Cutover die eigentliche Planung des Cutovers und die fehlerfreie und zeitnahe Steuerung der Aufgaben im Mittelpunkt. Trotzdem sind oftmals, vor allem anfänglich unterschätzte Kriterien, ausschlaggebend, um eine fehlerfreie und abgestimmte Planung zu erstellen.

Die am häufigsten unterschätzten Kriterien sind die Validierung der Datenqualität eines Cutover-Plans und die Arbeitszeitregelung aller Ressourcen, die an den Generalproben und dem eigentlichen Cutover mitwirken.

Validierung der Datenqualität

Der Cutover-Plan entsteht in der Regel sukzessive und über Monate hinweg. Laufend gibt es Ergänzungen oder Änderungen durch neue Erkenntnisse und weitere Aufgaben, die in den bestehenden Plan integriert werden müssen. Schnell kann es dabei zu Zirkelbezügen von Aufgaben, duplizierten Aufgaben oder Aufgaben ohne Zuständigkeiten kommen.

Der CutoverManager als professionelle Cutover-Software bietet die Funktion, einen Cutover-Plan auf seine Datenqualität zu prüfen. Diese nützliche Funktion spart nicht nur viel Zeit beim Validieren von Plänen, welche aus einem anderen Medium (z.B. Microsoft Excel) geladenen wurden, sondern unterstützt auch kontinuierlich, bei einem mit dem CutoverManager sukzessiv erstellten Plan.

Bei der Validierung der Datenqualität werden die folgenden Prüfungen ausgeführt:

• Zirkelbezüge von Aufgaben
• Doppelte Aufgaben
• Aufgaben ohne eine Zuordnung von verantwortlichen Ressourcen
• Ressourcen in zeitlich parallelen Aufgaben, d.h. Ressourcenkonflikten
• Aufgaben mit einem relativen Start zum Vorgänger, aber ohne Vorgänger
• Aufgaben (keine Meilensteine) ohne Dauer
• Aufgaben mit einer Dauer größer als 24 Stunden

Die aus unserer Sicht wichtigsten Prüfungen sind die Validierungen der Zirkelbezüge von Aufgaben und das Aufzeigen von Ressourcenkonflikten. Diese Planungsfehler bergen ein hohes Risiko für den Cutover in sich. Beide Prüfungen können aufgrund der Komplexität sinnvollerweise nur automatisiert und rechnergestützt erfolgen. Viele andere Planungs-Tools offenbaren hier ihre Schwächen.

Mithilfe der Datenqualitäts-Funktion im CutoverManager kann immer wieder, ohne jeglichen Zusatzaufwand, der aktuelle Planungsstand validiert und bei Fehlern direkt aus der Übersicht der Problemfälle heraus korrigiert werden.

Arbeitszeitregelung

Viele Aufgaben am Cutover und in den vorhergehenden Generalproben finden meist an Wochenenden im 24x7-Modus statt, d.h. es sind HR, der Betriebsrat und auch das Gewerbeamt im Vorfeld zu informieren und deren Zustimmung einzuholen. Zudem gelten auch zu diesen Zeiten die gesetzlichen Arbeitszeitregelungen, die maximale Arbeitszeiten und minimale Ruhezeiten zwischen den einzelnen Schichten vorschreiben.

Es ist meist sehr kompliziert und zeitaufwändig, aus der aktuellen Planung die genauen Einsatzzeiten der einzelnen Ressourcen abzuleiten und für die Abstimmungen mit den relevanten Gremien aufzubereiten. Zudem ist aus der Aufgabenplanung in der Regel schwer erkennbar, ob die gesetzlichen Arbeitsregelungen durchgängig eingehalten werden.

Der CutoverManager unterstützt die Erhebung der Ressourcen-Einsätze durch die Erstellung einer stundengenauen Matrix von Aufgaben und Ressourcen in einem frei definierbaren Zeitraum. Hieraus kann eine HR-/Betriebsratsmeldung schnell und effizient abgeleitet werden.

Zudem werden die Mitarbeiter aufgeführt, bei denen laut Plan eine Arbeitszeitüberschreitung (mit frei definierbaren Maximal-Arbeitszeiten) vorliegen würde. Falls ein Mitarbeiter zwischen seinen Aufgaben zeitliche Lücken hat, die als Ruhezeit gelten (sollen), werde auch diese beim jeweiligen Mitarbeiter mit aufgeführt. So kann zusätzlich validiert werden, ob die gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten zwischen den einzelnen Aufgaben bzw. Schichten eingehalten werden.

Diese Auswertungen sind im CutoverManager in Sekundenschnelle erstellt. Mit anderen Planungs-Tools können entsprechende Informationen nur mit hohem manuellem und zeitlichem Aufwand ermittelt werden.

Der CutoverManager bietet hiermit ein paar nützliche und zeitsparende Features um das Cutover-Team bei seinen Kernaufgaben aber auch bei Randthemen effizient zu unterstützen.

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