Cutover-Management
Am Ende nichts dem Zufall überlassen
Naturgemäß liegt der Fokus eines Projekts auf dem eigentlichen Anlass des Projekts, d.h. der Erstellung einer neuen Software, dem Austausch eines Softwaresystems, der Einführung neuer Hardware, der Entwicklung neuer Prozesse, der Übernahme/Integration oder der Herauslösung von Unternehmen oder Unternehmensteilen aus Konzernen (Fusionen, Carve-Out) etc.
Die Aufgaben-, Zeit- und Ressourcenplanung des Projekts ist fokussiert auf das WAS, WIE und WANN der Umsetzung des Projekt-Gegenstands.
In vielen Projekten ist eine sukzessive Umsetzung und Einführung von Prozessen, Soft- und Hardware möglich und – aus Risikogründen – auch anzustreben. In Zeiten von agilen Projekten, bei denen „Time to Market” einen wichtigen Faktor darstellt, ist dieser Ansatz ein Kredo.
Es gibt jedoch auch nach wie vor Projekte, bei denen ein Big Bang Go-Live erfolgen muss, d.h. eine Umstellung/Livestellung von vielen Komponenten in einem begrenzten Zeitrahmen, wie z.B. einem Wochenende. Und hier ist ein erfolgreicher Cutover der entscheidende, finale Schritt über die Ziellinie des Projekts.
Cutover-Definition
Als Cutover bezeichnet man die ganzheitliche Betrachtung (Planung, Durchführung und Überwachung) der Migration vom alten zum neuen System oder von der alten in die neue Prozesswelt. Kernelement des Cutover sind viele kleinteilige, zueinander abhängige und differenzierte Aufgaben, die von einem größeren Personenkreis (Cutover-Team) koordiniert durchgeführt werden müssen. Im Normalfall findet die Umstellung von Produktivsystemen am Wochenende statt, daher werden die einzelnen Aufgaben zeitlich eng und im 24x7-Modus geplant und abgearbeitet.
Planung
Bei Big Bang Projekten ist es ratsam, sich möglichst frühzeitig auch mit dem Go-Live/Cutover zu beschäftigen und erfahrene Cutover-Spezialisten mit der Planung des Einführungs-Events zu beauftragen. Da ein Big Bang-Szenario in der Regel einige, dem eigentlichen Go-Live-Termin vorausgehende Generalproben bedingt, müssen diese frühzeitig in den Gesamtplan integriert werden. Erfahrungsgemäß finden die Generalproben mit einem entsprechenden zeitlichen Abstand voneinander und auch vom Go-Live-Termin statt und starten somit oft Monate vor dem Cutover. Bereits zu diesem Zeitpunkt muss ein ausreichend umfassender und detaillierter Cutover-Plan vorliegen.
Für einen Cutover Manager ist es wichtig, die im Zusammenhang mit dem Go-Live stehenden Aktivitäten und deren Abhängigkeiten möglich detailliert zu erheben und zu dokumentieren. Aber auch Regelprozesse rund um den Go-Live-Termin, wie End-of-Day-Verarbeitungen, zugesicherte Services und Dienstleitungen wie Kunden-Portale, 24x7-Systemverfügbarkeiten etc. sind in Erfahrung zu bringen und im Cutover-Plan zu berücksichtigen.
Einige Aufgaben im Cutover bedingen einen großen zeitlichen Vorlauf, wie z.B. der Versand von Kundeninformationen, AGB-Änderungen etc., d.h. diese Punkte müssen sehr früh identifiziert und deren Vorbereitungen/Umsetzungen entsprechend früh beauftragt werden. Sind diese Punkte/Aufgaben auch bereits für die Generalproben von Relevanz, müssen diese zum Teil Monate vor dem Go-Live-Termin in einem Cutover-Plan eingeplant, initiiert und deren Fortschritt verfolgt werden.
Neben den eigentlichen Go-Live relevanten Aufgaben sind auch Ressourcenplanungen für die Generalproben und das eigentliche Go-Live-Event zu erstellen und mit den betreffenden Mitarbeitern, der HR-Abteilung und ggf. auch mit offiziellen Stellen (Gewerbeaufsichtsamt etc.) frühzeitig abzustimmen und entsprechende Genehmigungen einzuholen. Hierzu werden stundengenaue Einsatzpläne der einzelnen Mitarbeiter, basierend auf dem Cutover-Plan, benötigt.
Sobald der erste umfassende Cutover-Plan erstellt wurde, ist hierauf basierend ein Phasenplan zu erstellen und dieser den Projekt-Stakeholdern sowie dem Top-Level-Management regelmäßig zu präsentieren.
Die Erhebungen, Vorbereitungen, Planungen, Abstimmungen und vor allem die Steuerung der Generalproben sowie des Big Bangs, stellen eine große Herausforderung an das Cutover-Team und alle beteiligten Parteien dar. Die Fragestellung nach einem geeigneten Tool oder gar die manuelle Erstellung eines Planungs- und Steuerungs-Tools (ggf. mit Microsoft Excel) sollte nicht zusätzlich wertvolle Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen.
Cutover-Software
In bisher jedem Projekt, in dem wir mit der Planung und Durchführung des Go-Lives beauftragt waren, stießen wir immer wieder auf die Fragestellung nach einer geeigneten Cutover-Software, die sich für die Planung aber auch für die Steuerung der Aufgaben-Ausführung eignet. In der Regel wurde auf Microsoft Excel zurückgegriffen, was uns in den meisten Fällen viel Zeit für die initiale Erstellung und die benötigte Automatisierung des Planungs-Sheets kostete.
Auch Probleme mit der Stabilität, der Performance, dem versehentlichen Zerstören von Verknüpfungen bzw. Abhängigkeiten (beim Sortieren, Einfügungen oder Löschungen von Zeilen) etc. oder gar Komplettabstürze und die Wiederherstellung eines älteren Datenstands, kosteten uns in Summe Tage unserer wertvollen Projektzeit. Zudem hätten wir uns in der ersten Planungsphase oftmals die Möglichkeit einer dezentralen Erhebung/Erfassung der Aufgaben gewünscht, was mit Microsoft Excel praktisch nicht darstellbar ist. Ebenso war auch die dezentrale Darstellung des jeweiligen Cutover-Fortschritts aus Excel heraus meist nur mit weiteren, aufwendigen Automatisierungen (Makros etc.) möglich.
Aus diesem Grund haben wir uns der Herausforderung gestellt, eine verlässliche und einfach zu bedienende Software für die Planung, die Abstimmungen sowie die Steuerung und das Reporting der Generalproben und des eigentlichen Cutovers zu entwickeln. Mit dem CutoverManager ist uns dies gelungen. Alle regulären und irregulären Abläufe und Konstellationen in unseren bisher durchgeführten Livestellungen hätten wir mit den im CutoverManager verfügbaren Funktionen problemlos meistern können. Und auch von unseren Kunden haben wir noch Rückmeldung erhalten, dass sie mit dem CutoverManager Herausforderungen nicht meistern konten.
Erfolgsfaktoren
Folgende Faktoren sind nach unserer Erfahrung für eine erfolgreiche Cutover-Planung und –Durchführung maßgeblich:
- Frühzeitige Erhebung und Zusammenführung aller Aufgaben, mit deren Zeiten und Abhängigkeiten, in einem Gesamtplan
- Erstellung eines Phasenplans für die Top Down Abstimmungen sowie die Kommunikation mit den Projektbeteiligten, den Stakeholdern und dem Management
- Frühzeitige Kommunikation mit HR, Betriebsräten und ggf. offiziellen Stellen
- Schaffung von Transparenz der jeweiligen Planungsstände für alle Projektbeteiligte – spätestens zur Vorbereitung der ersten Generalprobe
- Frühzeitige Planung und Abstimmung von Generalproben
- Organisation eines Walk Through mit allen Beteiligten zur finalen Abstimmung und Validierung von Zeiten und Abhängigkeiten
- Durchführung von mindestens zwei Testläufen/Generalproben
- Entlastung des Cutover-Teams durch
- die Online-Verfügbarkeit des jeweiligen Status in den Generalproben/Cutover in unterschiedlichen Detaillierungsgraden (Aufgaben pro Mitarbeiter, Meilensteinplan etc.)
- möglichst hohen Automatisierungsgrad von Standardfunktionen (Filter, Sortierungen, spezielle Sichten auf den Plan und Aufgaben-Cluster etc.)
- die Stabilität und Verlässlichkeit des eingesetzten Cutover-Systems
- Vollständige, revisionssichere Historisierung aller Änderungen zu deren Nachverfolgung und der Analyse von Planungs-Problemen/-Fehlern
Änderungshistorie
10. Oktober 2020 – Text überarbeitet und Bild hinzugefügt
03. April 2020 – Überschriften überarbeitet
20. Oktober 2019 – Veröffentlichung
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