BPW Bergische Achsen KG

Alle Beteiligten waren sehr froh, dass wir den CutoverManager eingesetzt haben. Der Cutover verlief sehr entspannt und kontrolliert. Und schließlich auch erfolgreich!

Welche Tools haben Sie vor dem CutoverManager für die Planung und Steuerung Ihrer Big Bang Planungen eingesetzt?

Wir haben die Planung, wie fast alle, mit Excel begonnen. Anfang war es noch einfach, die Aufgaben in Excel zu führen und die Abhängigkeiten darzustellen aber mit der Zeit stieg die Anzahl der Aufgaben rasant an. Bei ca. 300 Aufgaben wurde es zunehmend schwieriger, diese in Excel zu verwalten. Wir haben dann begonnen, das Excel-Sheet mit Makros zu optimieren aber auch das führte nicht zu den Vereinfachungen, die erforderlich waren.

Vor allem wenn das Planungs-Sheet an andere beteiligte Personen oder Gruppen verteilt wurde, war schnell unklar, welche Version nun die aktuelle Version ist. Da wir in Excel keine Versionsführung der einzelnen Aufgaben hatten und so nicht nachvollziehen konnten, wer welche Veränderungen vorgenommen hat. Dementsprechend war immer zu befürchteten, dass die zurück kommenden Sheets nicht mehr konsistent und alle Abhängigkeiten vorhanden waren. Zudem mussten die zurück kommenden Excel-Sheets jedes Mal in ein Master-Sheet konsolidiert werden.

Wie viele Aufgaben hatten Sie in Ihrem Cutover zu managen?

Am Ende waren es ca. 460 Aufgaben mit ca. 35 beteiligten Kolleginnen und Kollegen.

Was hat Sie zu Einsatz des CutoverManagers bewogen?

Nachdem die erste Generalprobe nicht erfolgreich verlief, machten wir uns im Internet auf die Suche nach professionellen Planungs-Tools und so sind wir auf den CutoverManager gestoßen.

Wie lange hat es von der Entscheidung für den CutoverManager bis zur fertigen Installation gedauert?

Das Team von LEXMAIR Solutions hat sehr schnell auf unsere Anfragen reagiert und uns kostenfrei eine Testlizenz zur Verfügung gestellt. Die Installation war sehr einfach und hat, inklusive der Einrichtung der Mails, ca. 3-4 Std. in Anspruch genommen. Auch die Bereitstellung der Kauflizenz erfolgte unkompliziert per Mail innerhalb eines Tages.

Wie haben Sie den Übergang von Excel zu CutoverManager gestaltet?

Die Aufgaben selbst haben wir manuell überführt. Der Prozess war zwar aufwendig, aber so konnten wir das Tool gut kennenlernen.

Schwieriger war es, das Team von einem neuen Tool zu überzeugen. Anfangs war der Widerstand sehr groß, vom vertrauten Excel-Plan auf den CutoverManager zu wechseln. Da das Cutover-Team aber vom CutoverManager überzeugt war, haben wir es schließlich durchgesetzt.

Um etwas vorzugreifen – wie war die Resonanz nach dem Live-Cutover?

Alle Beteiligten waren zu 100 % begeistert vom CutoverManager und Happy, dass wir das Tool eingesetzt haben.

Wussten Sie, dass LEXMAIR Solutions auch eine Überführung des Excel-Plans in den CutoverManager anbietet?

Ja, das wussten wir aber wir haben uns bewusst für die manuelle Überführung entschieden. Wie schon gesagt, wollten wir den CutoverManager auf diese Weise besser kennenlernen.

Haben Sie das Handbuch des CutoverManagers studiert?

Ehrlich gesagt – nein. Der CutoverManager ist intuitiv benutzbar und so haben wir auf das Lesen des Handbuchs verzichtet.

Wie war der Ablauf Ihres Cutovers mit dem Einsatz des CutoverManagers?

In der ersten Generalprobe mit dem Excel-Tool waren ständig viele Kollegen im Raum des Leitstandes und es war sehr schwer sich zu konzentrieren. Andauernd wurden wir gefragt, wann die einzelnen Personen dran sind, welche Aufgaben schon erledigt sind, was als Nächstes kommt etc.

Im Live-Cutover haben wir in unserer Cafeteria auf einen vorhandenen Bildschirm den sich automatisch aktualisierenden Management-Plan des Cutovers gezeigt. Die Mitarbeiter konnten so selbständig sehen, wann sie nach dem aktuellen Planungsstand ihre Aufgaben starten müssen und konnten so rechtzeitig ohne Rückfrage an ihre Arbeitsplätze gehen.

Die Kolleginnen und Kollegen haben auch die Links zum Starten und Beenden einer Aufgabe genutzt, sodass im Leitstand kaum jemand vorbeikam und wir fast schon vereinsamt sind.

Für alle Beteiligten verlief der Cutover sehr entspannt und kontrolliert. Und schließlich auch erfolgreich!

Was fanden Sie am CutoverManager besonders gut?

Die Statusübergänge der Aufgaben waren für uns – von Excel kommend – neu und fanden wir sehr gut und professionell. Auch, dass die Statusübergänge im CutoverManager visualisiert sind, war für alle Beteiligten sehr hilfreich.

Wie bereits gesagt, haben wir die Aktualisierungs-Funktion des in der Cafeteria dargestellten Live-Plans genutzt und zu unserer Überraschung nutzen auch viele Mitarbeiter die Links in den Initiierungs-Mails. Wodurch sie den Start und das Ende ihrer Aufgaben selbst erfassen konnten und so den Leitstand sehr entlastet haben. So waren alle Beteiligten immer informiert und wir im Leitstand hatten den Ablauf zu jeder Zeit im Griff und konnten in Ruhe arbeiten.

Gibt es Punkte, die verbessert werden können?

Ja, aber nur Kleinigkeiten.

So fanden wir die Möglichkeit, die eingeplanten Ressourcen über die Ressourcenmatrix ermitteln und exportieren zu können, sehr hilfreich. Allerdings mussten wir dann in Excel ermitteln, ob es Ressourcen mit einer Arbeitszeitüberschreitung gab. Auch die Analyse, ob es versehentlich in zeitlich parallel laufenden Aufgaben verbuchte Kollegen gab, mussten wir manuell ermitteln. Hier wäre eine systemseitige Unterstützung sehr hilfreich.

Zudem wäre es gut, wenn man bei den Vorgängern und Nachfolgern über eine Mouseover-Funktion sofort die Beschreibung der Aufgaben sehen könnte. So könnte man sich ersparen, die Aufgabe selbst anklicken zu müssen.

Auch die Suche nach einzelnen Aufgaben-IDs über die Filter-Funktion könnte dahingehend optimiert werden, dass man nur die ID in das Suchfeld eingeben muss und dann nur die entsprechende ID gefiltert bzw. angezeigt bekommt.

Schließlich wäre praktisch, wenn man die Spalten der tabellarischen Anzeigen verändern könnte, d.h. einige Spalten ausblenden oder anders sortieren könnte.

Anmerkung LEXMAIR Solutions: Der Kunde hatte die Version 1.3 im Einsatz. In Version 1.4 und 1.5 wurden alle Optimierungsvorschläge umgesetzt.

Welches Fazit würden Sie über den CutoverManager ziehen?

Alle Beteiligten waren sehr froh, dass wir das Tool eingesetzt haben. Leider sind an sich geplante Projekte durch die Corona-Krise verschoben worden, sodass wir den CutoverManager bisher noch nicht in weiteren Projekten einsetzen konnten. Aber wir werden hausintern die Werbetrommel für das Tool rühren und wollen eine Präsentationsveranstaltung für andere Projektteams organisieren.

Wir überlegen uns auch, den CutoverManager ggf. für andere, immer wiederkehrende Aufgaben in unserem Unternehmen einzusetzen, wie z.B. bei aufwendigen Qualitätskontrollen, bei denen sichergestellt werden muss, dass alle Schritte in der korrekten Reihenfolge ausgeführt werden.

Haben Sie auf unserer Homepage schon das neue Feature Ruhezeiten entdeckt?

Nein, aber das hört sich gerade für die Wochen vor und nach dem eigentlichen Cutover-Wochenende interessant an.

Wir bieten auch Schulungen für den CutoverManager an. Wäre das für Sie interessant?

Aktuell wollen wir das Tool zuerst den anderen Teams im Haus vorstellen, aber wenn sich ein Team für den Einsatz des CutoverManagers entscheiden sollte, werden wir wahrscheinlich auf das Angebot zurückkommen.