Smartbroker AG
Many partners were involved in our migration project, located all over Germany. Without a decentralized hosted planning and monitoring software for our cutover event, we would not have been able to plan and manage the cutover successfully.
Thanks to the CutoverManager, we as a Smartbroker always had an overview of the overall plan and the individual partners were able to work through their tasks in a coordinated manner. We will definitely be using CutoverManager again for further "big bang" projects.
Wie lautete der Projektauftrag?
In dem Projekt wurde der Wechsel der Depotbank bei Smartbroker, von der DAB BNP Paribas S.A. Niederlassung Deutschland zur Baader Bank vollzogen. Es wurden ca. 100.000 Kunden mit Ihren Kontosalden und Depotbeständen migriert.
Wie viele Unternehmen waren im Projekt und am Cutover beteiligt?
Insgesamt waren 7 Partner an dem Projekt beteiligt. Diese setzten sich aus der abgebenden und der aufnehmenden Bank, der bisherigen Abwicklungsbank, sowie deren Verwahrstellen, dem Entwicklerteam unserer Middleware und uns selbst zusammen.
Wie sind Sie auf den CutoverManager aufmerksam geworden und wie verlief die organisatorische Einführung?
Der CutoverManager wurde uns von einem unserer externen Berater empfohlen. Nach einer Online-Demonstration haben wir uns für den Einsatz des CutoverManagers entschieden.
Wir lizenzierten den CutoverManager als SaaS-Lösung, um eine bestmögliche kooperative und standortübergreifende Zusammenarbeit zu ermöglichen. Des Weiteren entstanden dadurch bei uns im Haus keine Installations- und Betriebs-Aufwände.
Als zentraler Auftraggeber haben wir den beteiligten Parteien den Einsatz des CutoverManagers kommuniziert und es gab keine Einwände.
Welche Schulungen bzw. Einweisungen gab es für die Planer der einzelnen Unternehmen?
Wir haben Foliensätze für die Task-Receiver (Personen, die nur Aufgaben ausführen müssen), das Management (um den Fortschritt online verfolgen zu können) und die Leitstand-Mitarbeiter erstellt. Zudem gab es eine zweistündige Einweisung in das System. Aufgrund der intuitiven Bedienbarkeit, konnten wir sehr schnell mit dem System produktiv arbeiten – auch wenn wir vielleicht nicht alle Vorteile und Features vollumfänglich genutzt haben.
Wie sind Sie bei der Erstellung des Cutover-Plans vorgegangen?
Die abgebende und die aufnehmende Bank haben zunächst ihre Tasks in eigenen Basis-Plänen in Excel erstellt. Diese beiden Pläne wurden dann in den CutoverManager geladen und weiter gepflegt. Nachdem ein gewisser Reifegrad erreicht wurde, haben wir beide Pläne in einen Master-Plan zusammengeführt und diesen anschließend um die Aufgaben der weiteren Beteiligten angereichert. Durch die Generalproben konnte der Master-Plan letztlich für den Cutover weiter optimiert und finalisiert werden.
Zu welchen Ereignissen haben Sie den CutoverManager eingesetzt?
Es wurden 2 Generalproben durchgeführt. Die erste Generalprobe wurde zu normalen Arbeitszeiten und die zweite Generalprobe zu „Echtzeiten“, d.h. am Wochenende und auch nachts, durchgeführt. Und natürlich haben wir den CutoverManager zum Live-Cutover eingesetzt.
Welche Rolle hatten Sie in dem Projekt?
Ich war als Projektleiter des Hauptauftraggebers, d.h. der Smartbroker AG, für das gesamte Migrationsprojekt verantwortlich. Dies umfasste auch die Planung und Durchführung des Cutovers. Hier wurden wir von 2 externen Cutover-Profis unterstützt.
Welche Funktionen waren für Sie im CutoverManager besonders nützlich?
Nachdem die beiden Banken zunächst ihre eigenen Pläne in Excel erstellten, war die Funktion zum Laden der Pläne in den CutoverManager sehr hilfreich. Anschließend haben wir davon profitiert, dass zunächst die beiden individuellen Master-Pläne aber später auch der zentrale Master-Plan von allen Beteiligten immer einsehbar und für die Cutover-Manager trotzdem jederzeit pflegbar war. Es mussten keine individuellen Excel-Planungen ausgetauscht und synchronisiert werden. Wir, also die Smartbroker AG, hatten jederzeit den Überblick über den aktuellen Planungsstand aller beteiligten Parteien und Änderungen durch die Partner konnten revisionssicher nachverfolgt werden.
Bei den Generalproben und dem Live-Cutover hatten wir jederzeit den Gesamtüberblick über alle anstehenden, laufenden und erledigten Aufgaben aller Parteien. So konnten wir gezielt steuernd eingreifen, wenn es Auffälligkeiten gab. Auch das Management konnte sich selbstständig einen „Echtzeit-Überblick“ über den Stand des Migrations-Ablaufs verschaffen, ohne regelmäßig den Leitstand danach fragen zu müssen.
Schließlich konnten wir über die vorhandenen Report- und Export-Funktionen unsere gesamten Planungen einschließlich der Änderungshistorie revisionsgerecht sichern.
Würden Sie den CutoverManager in einem weiteren Projekt wieder einsetzen?
Wenn wir wieder ein Projekt ähnlicher Größenordnung oder mit mehreren Partnern durchführen, werden wir den CutoverManager auf jeden Fall wieder für die Cutover-Planung und -Steuerung einsetzen.